Rundown Outing Kantor 30 Orang di Bandung Lengkap dengan Estimasi Biaya

Sebelum menyusun rundown, sepakati dulu tujuannya

Outing kantor gagal biasanya bukan karena acaranya jelek, tapi karena tujuannya nggak jelas. Kalau tujuannya mempererat tim, jangan isi dua hari penuh dengan sesi presentasi. Kalau tujuannya evaluasi tengah tahun, jangan janjikan liburan lalu isi dengan rapat.

Untuk 30 orang, ambil satu tujuan utama dan satu tujuan sampingan. Rundown di bawah dirancang untuk mempererat tim dengan sedikit sesi kerja, format 2 hari 1 malam di daerah Lembang atau Parongpong.

Hari 1

07.00 Kumpul di kantor. Absen, bagi kelompok, bagi kaos kalau ada. Pembagian kelompok dilakukan di sini, bukan nanti di lokasi, biar orang bisa kenalan di perjalanan.

07.30 Berangkat. Dua unit elf 15 seat atau satu bus medium. Kalau dari Jakarta, tambah 3 jam.

10.30 Sampai lokasi, coffee break. Jangan langsung acara. Kasih 30 menit buat orang ke toilet, cuci muka, dan menghirup udara.

11.00 Sesi pembuka. Sambutan pimpinan maksimal 10 menit, lalu ice breaking ringan 30 menit. Jangan lebih. Sesi pembuka yang molor merusak mood seharian.

12.00 Makan siang. Prasmanan di villa atau restoran terdekat.

13.30 Outbound atau team building. Ini inti hari pertama. Untuk 30 orang, format terbaik adalah 5 kelompok berisi 6 orang dengan 4 sampai 5 pos permainan. Pilih permainan yang nggak butuh kekuatan fisik ekstrem biar semua bisa ikut. Estafet air, menara sedotan, dan permainan komunikasi mata tertutup itu klasik karena memang berhasil.

16.00 Bebas. Mandi, istirahat, atau berenang. Jangan diisi acara. Ini jam ketika obrolan paling jujur terjadi.

18.30 Makan malam dan malam keakraban. BBQ atau nasi liwet. Tambahkan acara ringan: penampilan per divisi, karaoke, atau pengumuman penghargaan internal. Pengumuman penghargaan di suasana santai jauh lebih berkesan dari yang di aula kantor.

21.30 Api unggun atau ngobrol bebas. Cek dulu aturan villa soal kebisingan malam. Banyak villa di Lembang membatasi setelah jam 22.00.

Hari 2

06.30 Senam pagi atau jalan santai. Sifatnya opsional, jangan diwajibkan. Yang begadang semalam pasti bolos dan itu wajar.

07.30 Sarapan.

09.00 Sesi kerja singkat. Maksimal 90 menit. Format terbaik: diskusi kelompok soal satu masalah nyata di kantor, lalu presentasi 5 menit per kelompok. Bukan ceramah satu arah. Butuh proyektor dan pengeras suara.

10.30 Foto bersama dan beres-beres.

11.30 Check out.

12.00 Makan siang di luar. Sekalian keluar dari villa dan ganti suasana.

13.30 Wisata singkat atau belanja oleh-oleh. Satu titik saja. Kalau lewat Lembang, Farmhouse atau Floating Market. Kalau ingin lebih santai, langsung ke pusat oleh-oleh.

15.30 Pulang.

Estimasi biaya untuk 30 orang

• Sewa villa, biasanya perlu dua unit atau satu villa besar: Rp 4.500.000 — Rp 150.000 per orang
• Katering 4 kali makan plus 2 coffee break: Rp 6.000.000 — Rp 200.000 per orang
• Sewa elf 2 unit pulang pergi dalam kota Bandung: Rp 3.000.000 — Rp 100.000 per orang
• Fasilitator outbound dan perlengkapan permainan: Rp 1.500.000 — Rp 50.000 per orang
• Sewa sound system dan proyektor: Rp 900.000 — Rp 30.000 per orang
• Tiket wisata dan parkir: Rp 900.000 — Rp 30.000 per orang
• Doorprize, kaos, P3K, cadangan: Rp 1.200.000 — Rp 40.000 per orang

Total sekitar Rp 18.000.000, atau Rp 600.000 per orang.

Kalau anggaran lebih ketat, tiga pos yang paling gampang dipangkas: fasilitator outbound bisa diganti panitia internal, katering bisa diganti masak bersama, dan wisata berbayar bisa diganti jalan pagi keliling kebun. Dengan tiga penyesuaian itu, angkanya bisa turun ke sekitar Rp 400.000 per orang tanpa mengurangi keseruan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Rundown terlalu padat. Kalau setiap jam ada acara, orang pulang lebih capek daripada saat berangkat. Sisakan minimal 2 jam waktu bebas per hari.
• Nggak mendata alergi dan pantangan makanan. Sebar formulir sederhana seminggu sebelumnya. Vegetarian dan alergi seafood itu umum.
• Lupa cek daya listrik villa. 30 orang mengisi daya ponsel bersamaan plus pemanas air plus sound system bisa membuat listrik anjlok. Tanya daya listrik terpasang sebelum booking.
• Kapasitas villa dipaksakan. Villa untuk 25 orang diisi 30 orang berarti ada yang tidur di ruang tamu, dan itu selalu jadi bahan keluhan.
• Nggak ada rencana cadangan kalau hujan. Bandung Agustus sampai Oktober masih sering hujan sore. Siapkan permainan indoor.
• Panitia nggak survei lokasi. Kalau memungkinkan, satu orang datang duluan. Kalau nggak, minimal minta video keliling villa dan pastikan jalan masuknya muat elf atau bus.